つくば大会ではほぼすべての事前登録者がウェブを使って登録されましたが， さまざまな入力ミスもありました．要旨の場合はなおさらではないかと思われます． また，部屋割り，時間割りとの整合性など，注意するべき点も多々ありそうです． 要旨の総数は 1,000 件近くになりますので，トラブルがあった場合の対処もかなりな 手間になると思われます．事前にじゅうぶんに作業手順などを練ってから新システムを 導入する必要があるでしょう．
なお，要旨集作製の方針は和文誌に掲載する第２回の大会案内作成時までには 確定しておく必要があります．
例年，要旨の字が小さくて読みにくいという声が多かったので，つくば大会では 原稿用紙に印刷するマス目を大きくするとともに，推奨するフォントサイズも 用紙に書いておきました．
※要旨を書く範囲は幅 14.5 cm，高さ 19.8 cm． マス目は１行 27文字，演題 2行，発表者 2行，本文 20行． 推奨フォントサイズは演題 16ポイント，本文は 14ポイント．
９割以上の要旨が〆切日前後に集中して届きました． シンポジウムの要旨は，企画責任者から一括して送ってもらいました．
前の大会では 1700部印刷して残部が一桁であったというので，今大会では一気に 2,000部印刷しました．受け付けで1600部あまり配布したほか，事前登録して参加費 を振り込んだものの欠席した人，要旨集のみの希望者，広告掲載企業，協賛企業など に郵送しました．
要旨集には，プログラムと要旨（シンポジウム，一般講演，受賞記念講演）のほか， 企業の広告，協賛企業への謝辞も掲載しました． 単体のプログラムと同じものをそのまま掲載するので， プログラムと要旨集は同じ印刷所に頼むのが便利です． なお，年度末は報告書などいろいろな印刷が集中する時期なので， ３月開催の場合ははやめに印刷所のスケジュールを打ち合わせておいたほうが よいようです．
以下は要旨集作製を担当した永田尚志さんのメモです（一部編集）
原稿について
作業手順（講演要旨原稿の準備）
大会までの日程
第１校では、プログラムと演題を合わせながら、要旨の順番をチェックする。 （かなりの時間を要するし、誤りも多い） 反省点今回、第２校校正で時間がなかったため、上述の手順を行なわず、第１校で見 つけた誤りだけをチェックしたため、原稿のダブリと欠落を１件見落としてし まった。第２校でも、プログラムと演題を全部チェックすべきであったと反省 している。 |
大会後，参加者の方からこんなご意見をいただきました．
（前略）
要旨集に関してですが、今回は一般公演の口頭発表はなく メインがポスター発表でした。 口頭発表の場合、プログラムと要旨集を見てどの講演を聞きに行くか 考えますが、ポスター発表の場合、要旨を読んでその発表を見に行くのではなく、 プログラムで大体の分野は絞り込むことはあるもの、適当に歩いて目にとまった ポスターを読む（聞く）という人が多いと思います。 この場合、要旨集は大会後にふと思い出すため等に使われると思います。 そのため、大会中は要旨集はただの「重い」冊子であり、しかも ２時間以上 立って聞いているポスターメインの大会では苦痛でした。 かといって、先に配られるプログラムだけでは、シンポジウムなどの 要旨が入っていないので、持っていかないわけにはいきません。 来年は口頭発表が一部あるものの、やはりポスターが主体のようですから、 いっそのこと「プログラム+口頭発表の要旨」と「ポスターの要旨」の ２冊構成にしてはいかがでしょうか。（後略） |