つくば大会では，つくばでもっとも収容人数の多い会場を使いましたが，それでも 事前申込者だけできっちりいっぱいになってしまいました． そのため，当日参加はなし，申込みをせずに料金だけ振り込まれた方もお断りせざるを 得ませんでした． 今後，十分な広さの会場が確保できない場合には，あらかじめ先着何名とアナウンス するなどの対応も必要になるかもしれません．
以下の皆さんは懇親会に無料ご招待ということになっています．
例年，懇親会場にもぐりこんで無銭飲食をするケースがしばしば見られるようです． 名札に赤丸をつけるなどの簡単なマークで参加者を識別した大会では， このマークを偽造する（さらには指導教官が学生にそのような振る舞いを奨励する） という論外なケースまでありました． これはきちんと会費を払っている人に勝手にたかっていることになり， いちじるしく公平性を欠きます．
参加用の券を事前に配布すると，紛失した人への対処も面倒だし，いちど 会場に潜り込んでしまうと識別できません． そこで，つくば大会では，偽造が困難でかつ識別が用意なマークを名札につける ことにしました（つくばのイメージキャラクターである ガマガエルのマーク を，参加と不参加で色を変えたうえで，名札の違う位置に入れ込んだ）．
申し込んだもののキャンセルしたいという人があとから出てきます． つくば大会では， 2月末までにキャンセルの連絡があれば郵便為替で返金する， ただし手数料として500円を引く，としました．
懇親会では，参加者同志の交流が一番と考えて，挨拶等の時間はなるべく短くしました． はじまりは学会長挨拶と大会会長による乾杯だけ，途中で次期大会開催地からの挨拶と ecocup 優勝チームの表彰をあわせて５分ほど， それ以外は”ご自由にご歓談ください”としました．
懇親会はほぼ独立採算で行いました．大会予算との融通はほとんどありません． くわしくは 懇親会の会計のページ を参照してください．
以下は懇親会担当の五箇公一さんのメモです．
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