人集めは一回前の大会の直前に行いました．準備期間が１年は必要ですし， 実行委員だという自覚をもって一回前の大会に参加すれば 運営の参考になることをいろいろ吸収できます．
以下はつくば大会実行委員会での業務分担表です． 業務の割り振りは，おおよそうまく行ったと思います．
| 実行委員会での業務分担 | |
|---|---|
| 役割 | 担当者 |
| 大会会長 | １名 |
| 実行委員長 | １名 |
| 会計＋払い込み情報管理 | １名＋アルバイト１名 |
| 要旨集作成（紙面作り，印刷） | １名 |
| プログラム編成と作製 | １名 |
| ウェブページ（広報，登録）・学会誌案内記事 | １名（委員長が兼務）＋アルバイト１名 |
| 会場（会議場との窓口，機器の用意など） | 代表１名＋３名 |
| シンポジウム・テーマ選定 | 委員長，実行委員長 |
| シンポ・自由集会企画者との連絡窓口 | １名（委員長が兼務） |
| ポスター発表（展示パネルの手配，配置） | １名 |
| 公開講演会（会場，広報，企画者との連絡） | １名 |
| 懇親会（企画，会場，進行管理） | １名 |
| 託児所（企画，業者との連絡など） | １名（懇親会担当が兼務） |
| 休憩室 | １名＋サポート１名（兼務） |
| 会場での受け付け（計画と実務） | ３名 |
| アルバイト（人の手配と配置） | １名 |
| 昼食（弁当の手配＋飲食マップ） | １名（会場係が兼務） |
| 業者出展，広告 | １名（会長が兼務）＋アルバイト１名 |
| クローク | １名 |
| 宿泊関係業者との対応 | １名（会計が兼務） |
上の表で「アルバイト」とあるのは，担当者の研究室で勤務している 賃金職員に学会運営業務を手伝ってもらったケースです．
なお，大会案内や大会公式ページでは個々の担当者の連絡先は明示せず，大会へ の問い合わせ等はすべて大会事務局専用アドレス jes50@cool.ne.jp に送ってもらうようにしました． 一部で，個人的にポスター展示担当者に「これとこれを並べて欲しい」という要望が 来たり，発表キャンセルの要望が来たりしたようですが，すべて事務局アドレスあてに 連絡しなおしてもらいました．
大会事務局あてに送られたメールへの返事には，すべて担当者の名前を入れました． 組織名しか返ってこないと，問い合わせる側にとってはだれが責任を持ってくれるのか 分からず不安だからです．
ところで，つくば大会では大会の「実行委員会」を名乗りましたが，その時々で 「組織委員会」だったり「準備委員会」だったりすることがあるようです．
また，最近は委員会の略称を公式に定めて，郵便の宛て先や銀行の口座名に使うことが 多いようです．JESのあとに大会の回数をつけるタイプが多用されています （つくば大会では50回大会なのでJES50）．