つくば大会では，実行委員会の立ち上げと同時に，内部連絡用のメーリングリストと ウェブページを用意して情報交換の効率化をはかりました．
実行委員会のメンバーが大会本番以前に物理的に集まったのは全部で４回でした．
| 2002年 3月 18日 | 第１回会合．顔合わせ．役割分担を決める． |
| 2002年 6月 6日 | 第２回会合．各担当の準備情況を報告． それぞれの担当内容で皆にはかって相談したいことを出し合って議論． |
| 2002年 12月 6日 | 第３回会合．進行情況の報告と相談．ポスター発表の申込み800件弱を分野別にざっと仕訳ける． |
| 2003年 2月 24日 | 現地で，会議場スタッフもまじえて細部の詰めと下見． |
| 2003年 3月 19日〜 | 大会本番． |
委員が出張等でしばらく不在になるときは前もって実行委員長に 連絡を入れてくれるようにお願いしておけばよかったと反省しました． 大会が迫ってきた時点でなかなか連絡がつかない人がいて焦ったこともありました．