生態学会50回大会運営メモ

食事，宿泊，交通

昼食

大学を会場にした場合には，平日なら大学内の食堂があるし，大学周辺の食事処もかなりの収容力があります．コンベンションセンターを借りたつくば大会では，昼食の供給が問題になることが危惧されました．そこで，弁当業者から一定数を買い上げて販売することにしました．単価500円の弁当を，３日間にわたって毎日 300個供給しました．また，外部業者も自分のリスク（大会運営側による買い取り不要）で売りたいとの申し出があり，２店が弁当を販売しました．

大会本部買い上げの弁当は，初日は完売しましたが，２日め以降は他店の値下げ攻勢もあって苦戦し，売れ残りが出ました．

このほか，会場周辺の飲食店案内も配布しました．全体として，供給不足のために昼食を食べそびれるケースはほとんど起こらなかったようです．

以下は昼食担当の安田雅俊さんのメモです（一部編集）．

事前に会場周辺の飲食店とコンビニ３０店を回り，大きな会議があるので昼食時に配慮をお願いする旨のチラシを配った．ただし，会場に近い限定された範囲内（徒歩５分程度で行ける範囲）にとどめておくことが望ましい（遠い店から「準備してたのに客が来なかった」と苦情がきた）．
最近は，コンビニで適当な食事を買ってから会場に来る参加者が多いので，弁当の注文数は控えめでよい．今回の場合，大会本部が用意した弁当の数300個／日，業者が用意した弁当の数200-400個／日（日によって変動あり）で，合計500-700個／日を用意したが，合計100-200個は余っていた．ただし，天候も関係すると思います（今回は晴天に恵まれたので，外に食べに出る人が多かったと思われる）．
運営側でのゴミ回収の手間を省くため，弁当殻を分別し回収する旨を周知，徹底することができたのはよかった．さすがは生態学会である．

宿泊

生態学会の大会では，毎回，旅行代理店に宿泊のあっせんを依頼しています．今回は先方から連絡をとってきた日本旅行社に依頼しました．宿泊の申込みは，代理店のウェブサイトからオンラインでできるようになっていました．けれども，代理店を通じての宿泊依頼は少なく，総参加者の１割程度の利用にとどまったようです．

直接ホテルに連絡して予約した参加者も多かったようですが，代理店が学会用に相当数の部屋を押さえていたので，満室で断られることも少なくなかったようです．

また，行ってから探せばなんとかなるだろうという楽観的な参加者も少なくなかったと思われます．地域の宿泊容量が小さい都市の場合には，あふれる人が多発するかもしれません．

交通

航空券のあっせんも旅行代理店が扱うことも多いようですが，つくば大会ではやりませんでした．みなそれぞれに割引運賃を利用する工夫をする昨今ですから，今後は必要ないかもしれません．

会場周辺を走るバス会社には，利用者が増えることを知らせておくと増便などの対応をしてくれます．バスの便の確保は，大会会場が市街地から離れていて，バス以外の公共交通機関がない場合には重要です．

会場周辺ではふだんから駐車場が不足がちで，休日には駐車場の空きを待つ車が道路に列を作るような情況なので，会場には車で来ないようにというお願いをプログラムに載せました．それでも車で来てしまう人はいるようですが，車をとめられずに困るのは本人です．会場近くの店舗の駐車場に駐車してしまう人が多いと，会議場に苦情が来ることもあるようですが，さいわい今回はそういう苦情は聞いていません．

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