生態学会大会では，例年，懇親会のない日合計２ないし３日間の夜に自由集会を行っています． 一般参加者から見るとシンポジウムと何が違うんだという声もあるようですが， すっかり根づいている感があり，今後も開催されていくことでしょう．
つくば大会では，開催申込み数に応じて２日間で行うか３日間（委員会などの日の夕方も含めて） にするか決めるという方針でのぞみました． 申込み〆切は一般講演の申込みと同じ11月末としました． 全部で17件＋１（責任者が大会会場外に独自に場所を設定して行ったもの）の 申込みがありました．休憩室を夜は自由集会にあてるなどすれば２日で処理できる数で したので，２日間での開催としました． 提供できる会場に限りがある場合には，あらかじめ先着順などルールを決めておく 必要があるかもしれません．
自由集会の企画募集は和文誌に掲載する第二回案内で行いました． 申し込みにあたっては，自由集会のタイトル， 責任者の氏名・所属・連絡先・電話番号・メールアドレス， 企画の概要，予想参加人数を連絡してもらうようにしました．
部屋と開催日の割り振り案を作ってから， 個々の企画の責任者に用意した部屋と 時間の情報を提示して了承を求めました．ひとコマの時間は２時間としました． 部屋の割り振りにあたっては，企画者から出された予想参加人数を参考にしました． また，「ほかにこんな企画があるはずだがそれとは重ねないで欲しい」という要望が 一部でありました．要望には可能な範囲で対応するようにしました． 全企画の責任者から個別の了承を得てから，全体の割り振りを公開しました．
自由集会では，大会本部は会場だけ提供して，企画・運営はすべて責任者まかせです． 会場係のアルバイトを配置したりはしません．つくば大会では OHP だけは本部で借りて 提供しました（費用は大会予算負担）．液晶プロジェクタの使用を希望する場合には 各企画で独自に調達してもらうように依頼しました．ただし電気機器の持ち込みには 電源使用料が課金されましたが，これは大会予算で負担しました．
自由集会の終了設定時刻が会場を借りている時間ぎりぎりだと， 人の追い出しが大変になります．つくば大会では１時間の余裕があり， またほとんどの企画がせいぜい10〜15分程度の時間超過にとどまったこともあって， 企画者に終了を促す苦労はあまりせずに済みました．