最近の生態学会の大会は1500人以上が参加しますので，開催できる会場は限られてきます． 早めに仮予約をしてしまって場所を確保します． つくば大会では つくば国際会議場を２年前に予約しました．
3月下旬に開催の場合，和文誌の前年 4月号に第１回の案内，8月号に詳細な案内を掲載して 振り込み用紙，要旨の用紙などを綴じ込みます． それぞれ入稿の〆切があるので，２ケ月ぐらい前には掲載する内容を固めておく必要が あります． 大会のウェブサイトは，第１回案内に間に合うようにページのアドレス (URL) だけでも 早めに決めておいたほうがよかろうと，前々年の年末に jes50.cool.ne.jp を取得しました．
※開催地の関係で 8月開催となることもあります．この場合は前年 8月号に第１回案内， 12月号に詳細な案内を掲載することになるでしょう．
| スケジュールの例（2003年3月，つくば大会の場合） | ||
|---|---|---|
| 2000年 3月 | 開催 3年前 | 生態学会総会で担当地区会が決定 （原則として順番） |
| 2001年 3月 | 2年前 | 開催日程・会場を決めて仮予約 |
| 2001年 4月 | 1年 11ケ月前 | 50周年記念事業委員会・50周年記念大会ワーキンググループのメンバーとの相談により， 大会のおよそのスタイルを決定 |
| 2001年 11月 | 1年 4ケ月前 | 公開講演会への補助を科研費の研究成果公開発表(B)に 公開講演会への補助を申請（不採択だった） |
| 2001年 12月 | 1年 3ケ月前 | 大会公式ページ用アドレス jes50.cool.ne.jp を確保
前回(49回）大会のプログラムと要旨に掲載する大会開催予告を入稿 |
| 2002年 2月 | 1年 1ケ月前 | 和文誌に掲載する第１回案内を入稿
この中でシンポジウム企画の公募を案内 |
| 2002年 3月 | 1年前 | 実行委員会の立ち上げ 役割分担を決めてそれぞれやるべきことを整理 公式ウェブページの立ち上げ |
| 2002年 5月 | 10ケ月前 | およその費用見積もりの集約 |
| 2002年 6月 | 9ケ月前 |
シンポジウム企画の募集の〆切，選定
和文誌に掲載する第２回案内を入稿 |
| 2002年 9月はじめ | 6ケ月前 |
参加・発表申込みの受け付け開始
旅行代理店の宿泊予約受け付け開始 |
| 2002年 11月末 | 4ケ月前 |
参加・講演申込みの〆切
自由集会申込みの〆切 |
| 2002年 12月末 | 3ケ月前 | 要旨の〆切
プログラムの入稿 |
| 2003年 1月末 | 2ケ月前 | 要旨集の入稿，プログラムの発送（土倉事務所へ） |
| 2003年 2月末 | 1ケ月前 | 会場で下見，細部の詰め． |
| 2003年 3月19〜23日 | 大会 | |