会計の仕事及び手順（時間の順）

• 銀行と郵便局に使用する印鑑を用意
• 郵便口座の申請、開設（通知5月30日）、運営（参加費の送金用）
  • 郵便局（東京貯金事務センター）に問い合わせて、口座開設の手続きを行う。土倉事務所から校正紙の送付（６月17日）
• 私設払込書用紙（郵便振替規則第23条）の申請（6月20日）・承認（用紙修正の連絡6 月24日）
  • 土倉事務所・遊磨さんから挟み込み郵便振込用紙の（郵便）東京事務センター修正のFAX転送（7月5日），到着（8月7日），私製払込書の申請
• 口座番号、加入者名、私製払込書承認番号を通知される（平成14年8月12日）
• 銀行口座の開設（5月31日）、運営（各支払用・補助金等の受け取り用）
  • ※法人用のカードも有ると便利（手数料必要）。
• 学会参加者からの「払込取扱票」の管理、整理、保管
  • 8月13日に最初の入金
  • 締め切り1月前には毎日配達される。ピークは締め切り日で約430件／日。
  • 個々に「払込取扱票」のコピーが来る。最終的な入金の証拠となるので特に重要。
  • 厚さ13ｃｍにもなるので、受付順に2つ穴に紐で綴っておくと良い。
  • 大会会場では名前の順に整理し直し、問い合わせに対応する。
  • 前大会振込用紙を使用する人や振込確認の不明なものも幾つかあるので、 振込の半券は保管する様に案内等に書くべき。
  • 「払込取扱票」の記載には正しくないものも多い．ウェブでの参加登録データと突合せて管理．
• 郵便口座から銀行口座へ現金（約800万円）輸送する（3月6日）。第２輸送（４月１日） （電子的な送金システムはまだできていない）
• 会計の申し合わせ事項の作成（12月6日）（＞ページ末尾に掲載）
• 申込みリストから参加者の支払データベースの作成及び整理
  • 学会費の未払いのリスト、土倉から入手
• 大会準備
  • 参加者リストの作成、各種領収書の作成、おつりの用意、 各実行委員（会場アルバイト、休憩室お茶、弁当販売）へ準備金送金、 実行委員による立替払いの支払、駐車割引券の管理・販売。学会協賛金（Ann. Bot.など） の入金・振込手続き。参加登録者の振込から大会予算の確認（１ヶ月前）。 懇親会不参加者への返金（郵便為替）。 入金伝票、出金伝票は用意が必要。
• 大会当日
  • 受付の金庫番。金庫の紙幣の確認、入金やおつりのやり取り、その日の売上の計算、現金の回収、保管。 駐車割引券・弁当の売上金の受理。
• 大会終了後の2週間
  • 50周年大会の事業費の受理（２００万円）(学会の，50周年記念事業会計から）
  • 各業者からの請求書受理、支払（銀行振込）、各実行委員への立替払いの支払
  • 支払は４月3日にほぼすべて完了。
  • 広告費・展示費・協賛金の回収、要旨集の販売
  • 補助金（つくば市、茨城県の科学財団）の請求（終了報告・決算報告４月３日、 ただし補助金申請は前年の4月に大会実行委員長が行った）
  • 大会参加者の未払い・不足・間違いの入金等の後処理（複雑なケースが幾つかあり）、 参加者数の最終確認（参加申込みしたが、参加及び未入金が約50件）。
  • 決算報告書の作成。大会の会計メモの作成。
• 大会終了1ヶ月後（予定）
  • 繰り越し金を学会会計に送金。
  • 銀行口座及び郵便口座を閉める。後の講演要旨販売は地区会会計へ。

＜登録−入金関係＞

参加振込を数名を一度に入金してくる人が結構いた。1入金＝1枚の払込伝票が郵便局からくるので、 管理に注意を要した。可能なら一人一人入金するようにしたほうがいい。または別途方法の改善が必要。 （or払込票の改善）

一度に入金してきて困った一例：研究室の先生が学生１０名分を一緒に入金した。 そして懇親会参加するorしないもバラバラ。さらに参加費と懇親会分を別々の日に入金する。等 こんな場合は…

• 払込票の通信欄が小さいために一人一人の名前やその他情報が分かりにくい。見えにくい、抜けもれがある。
• 一人一人が懇親会参加か否かの記憶などが曖昧になる（たぶん）。
• 一般／学生の区分がまちまちで管理が複雑。
• 登録／未登録や参加費不足がまちまちで管理が複雑。
• 払込票を５０音順に並べ替える必要があったため人数分コピーした。

ウェブでの申込み内容と実際の振込み金額にズレがある場合がある。 たぶん、懇親会に申込だけしておいて、実際はどうするか考えている場合が多いかと思われるが、 入金チェック側は何が正しいのか分からずやり難い。

未入金者や不足者に事前にメールなどで案内できると「払ったハズ」や「懇親会申し込んでいないのに」と思い込んでいる人へ心の準備（？）を促せていいかも。今回はそこまで出来なかった。