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さまざまな問い合わせ，要望，まちがいなど

大会準備期間から大会会期中までに，さざまな問い合わせや要望があるし， 申し込みや払い込みをめぐってさまざまな問題もありました． 起こりうるケースを事前に想定できれば，間違いが起こりにくいように工夫したり， 落ち着いて対処したりできます．

つくば大会でどんな問題が発生し，それにどう対処したかをまとめていました．

ケース 対応
参加登録関係
登録締め切りを過ぎてからの発表申込み ウェブの登録ページは期限ピッタリに閉じたが，その後もメールでの 申込みがあった． すでにポスター会場のキャパシティーほぼいっぱいの申込みがあったことと， 締め切りに間に合わず申込みを断念した人との公平性を考えて， すべての依頼をお断りした．

さまざまな事情を説明して登録を希望した例もいくつもあったが， 事情に応じて恣意的に受け入れたり却下したりはできないので，一括してお断りした．

締め切り数日後に，発信日が締め切り日のメールも来たが， 締め切りまでに届いていないので同様にお断りした． メールのヘッダ情報からは，パソコンの時計を締切日に戻して発信した可能性が疑われた．

締め切りを過ぎてからの懇親会参加依頼 すでに懇親会場のキャパシティーほぼいっぱいの申込みがあったので， 締め切り後の参加希望はすべてお断りした．
登録確認メールが来ないという問い合わせ 登録の CGI プログラムは，入力されたアドレスに自動的に確認メールを送るようにしてあった． メールの不達のほとんどはアドレスの入力間違いであった．そのほか，一部のフリーメール利用者に 届かないというケースもあったようである．
登録データの訂正依頼 プログラムの原稿作製がはじまるまでは応じたが，それ以降はお断りした．

特に多かったのが発表の共著者名の追加・削除依頼． 学生が指導教官とじゅうぶん相談せずに申し込んでしまい，あとから 訂正を指示されたと思われるケースが多かった．

まだ学会員でないが，これから会員になれば発表できるか， 申込み時点で会員になってないとだめか，などの問い合わせ （発表は学会員に限ると案内していたため） 大会参加登録をしてから学会に入っていただけばよいですとお答えした．
申し込んだ講演タイトル忘れてしまったので教えてくれとの依頼 調べてご連絡した．
参加費の振り込み関係
登録申込みなしでの大会参加費の振り込み 参加登録のみの場合は，振り込み票にかかれた名前と住所を登録データベースに 加え，事前登録に準じて扱った．

※振り込みだけしても登録したことにならないと，振り込み用紙に明記する必要がある．

登録申込みなしでの懇親会費の振り込み 懇親会費は締め切りまでの申込み数で会場の収容力いっぱいになっていたので， すべてキャンセル扱いとして返金した．

※懇親会も，振り込みだけしても登録したことにならないと振り込み用紙に明記する必要がある．

学会誌綴じ込みの振り込み用紙がないのだがどうしたらよいか との問い合わせ 郵便局備えつけの用紙でよいです，とお答えした．

最近，郵便局備えつけの用紙は形式が変ったようです．２枚重ねの複写式のものは， 通信欄が２枚めにしかなく，これに気づかなかった人から 「通信欄がないから送金内容などが書けない」というメールが来ました．

送金額の不足 大会受け付けに設置した名簿に過不足額を書いておき，不足額はその場で受けとった．
（上の一例）早割り期限を過ぎたのちに早割り額のみ振り込まれる 不足額を受け付け時に受けとった．

そんなに払えないから今から懇親会をキャンセルすると強く主張されたケースがあった． やりとりが長引いたのでトラブルを避けるためにキャンセルを認めた．

大会事務局に郵便局から払い込み票が届いていないが，本人は払ったと主張 あとで払い込みの控えをfaxしてくれるように依頼した． それでも見つからないというものについては，悪意による不払いはないものと想定して 対処した．

送られてきた払い込みの控えを見たら，前回の東北大会の口座に払い込んでいたという ケースもひとつあった．

（大会ではなく）学会の事務を委託している土倉事務所に送金していたケースもあった．

研究室の学生がまとめて払ったはずだと主張するが，払いこんだとされる 学生さん本人の分しか入金がない．学生はみんなの分を払ったつもりなんだが…と主張 大会本部に郵便局から送られてくる払い込み通知の控えをすべて受け付けに持って いっていたので，学生本人分しか入金されてない証拠として提示した．

※一枚の払い込み票で一人だけ，と決めてしまったほうがよいかも． 会計業務のページの ＜登録−入金関係＞のところも参照．

職場での書類手続き上，参加費 6,000円の内訳を知りたい（要旨集いくら，会場費いくら，というように） との要望 適当な数字をお答えした．
振り込み用紙に名前を書いてない 住所や電話番号をたよりに連絡を取って調べた．
会場での受け付け（参加費関係以外）
公衆電話はどこか，コンビニはどこか，自販機はどこか，郵便ポストはどこか， 温泉へはどう行く…　といったよろず問い合わせ 分かる範囲でお答えした．
報道関係者からの取材 分かる範囲でお答えした．また，公開講演会については担当者を呼んで対応した．
忘れ物の問い合わせ 忘れ物は，貴重品的なものは鍵のかかる本部で保管し，それ以外は受け付けに置いておいた． 多くの問い合わせは解決．問い合わせがなかった忘れ物が数個残った（無記名のノート， 筆入れ，折り畳み傘など）．
要旨の原稿，講演要旨集
参加を申し込んだのに要旨の原稿用紙が送られてこない，早く送ってくれ という問い合わせが多数． 要旨の原稿用紙は和文誌に綴じ込まれているものであり，和文誌は学会員には みな送られている．学会の入会手続きについては生態学会のウェブページを 参照のうえ土倉事務所に問い合わせて欲しいとお答えした．

要旨の原稿用紙が和文誌に綴じ込まれているということはウェブ掲載の大会案内にも 書いてあるが，読まない人もいる．あきらめて対応するのみ．

※はじめて参加する学生で，大会の参加と学会への入会の区別がついていないと 思われるケースが多かった．

文書ファイルを送るから要旨を差替えて欲しいとの要望 もう割り付け作業してますから，とお断りした．
報道関係者から，取材の参考にしたいので事前に要旨を欲しいとの要望 要旨集のみの販売は大会終了後が原則だが，生態学会が世の中に宣伝されるのは 望ましいことなので，納品されたところですぐに送付．要旨集代 \3,000の振り込みを 請求した．

校正原稿を余分にもらっておけば，納品を待たずに対応できたかもしれない．

プログラム編成，プログラムの冊子関係
発表の日程についての希望（何日は卒業式のため避けて欲しい，など） プログラムの原稿作製がはじまるまでに寄せられた要望には， 保証はできないが努力しますと応じた．結果としてほぼすべての希望を 生かすことができた．
研究グループのいくつかの発表を並べて展示させてほしいとの要望 可能なかぎり対応した．
参加を申し込んだのにプログラムが送られてこないとの問い合わせ プログラムは生態学会の会員に土倉事務所から送られるものであり， 大会本部が参加者に送るものではないと説明（これは明記しておいたほうがよかった）． プログラムの PDFファイルを大会公式ページに載せてあるので利用して欲しいと伝えた．
プログラムに自分の発表が載っていないとの問い合わせが一件 当方のミス．ひたすらお詫びした．要旨集に訂正を掲載．
ポスター展示関連
間違った場所にポスターを貼り，本人は所在不明 まずはそのポスターを剥がし，正しい場所の前に置いておいた． その後本人を発見し，貼りなおして欲しいと伝えた．
研究グループの続き物のポスターを，ポスター間の空きパネルを詰めるかたちで 連続展示
（○−○−○　→ −○○○−) 		共通のルールにしたがって欲しいと説明して理解を得た．
シンポジウム，自由集会関係
企画シンポの日程調整が終わってしばらくしてから，やっばり日を変えてくれとの要望 ひとつのシンポを動かすには他のシンポにも動かさないといけない，すでに双方了解済みの 日程を動かすと大勢に迷惑がかかる，と説明してお断りした．
シンポの演者に非学会員を呼びたいが，学会に入会する必要はあるかとの問い合わせ シンポジウムで特に非会員の講演者をお願いする必要があると企画者が判断した場合には， 発表のために入会していただくことはありません，とお答えした．
自由集会のみの参加者も，参加費を払う必要があるかとの問い合わせ 会場費など大会運営の経費は参加者からの参加費で賄っているので， 大会に参加される方には負担をお願いしたい，ただし，自由集会のみ参加したい， 要旨集などは不要だという方が，受付けをせずに会場に入られても， それを実行委員会でチェックすることはできない，とお答えした．
出展業者関連
機器展示の場所が人の流れから離れていてお客が来ない， もっと人が集まるところにもデスクを置きたいと業者から要望 もっともな要望なので，可能な限り希望に応えた． もっと人が集まる場所に機器展示の部屋を確保できればよかったのだが， いかんともしがたかった…
展示業者は要旨集を貰えるかとの問い合わせ 協賛企業や広告を掲載した企業にはお渡しした．
書籍展示業者の一部が机を何十個も要求 最大３つまでだとお答えした．事前にルールを決めて明示しておけばよかった．
書籍展示業者の一部が，場所が悪いから移動させろと要求 却下した．
マッサージ器を展示したいのと要望 休憩室に置くのもよいかもしれないと思ったが，機器・書籍の展示は 生態学の研究に直接関連するものに限ることにしてお断りした．
その他
当日参加は可能なのかとの問い合わせ 大会公式ページやプログラムに書いてあるとおり可能ですとお答えした．
高校生なんですが生態学に興味あります，参加していいですかという問い合わせ 歓迎しますとお答えした．
車で会場に行ってよいかとの問い合わせ プログラムに書いてあるとおりご遠慮くださいとお答えした．
海外から，ビザ取得のため大会からの招待状が欲しいとの依頼 日本国内の共同研究者に相談してほしいとお答えした． 大会としては，全体シンポへの招聘者以外には招待状は送らなかった．

一部に，ひょっとして不法入国狙いではないかという可能性を うかがわせるものもあった．

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