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参加登録とデータ管理

前回の大会でもほぼすべての事前登録者がウェブで参加登録をしていたという 実績があったので，今回もウェブを中心とし，電子メールと郵送による申込みも可としました． 結果として，やはりほぼすべての人がウェブで登録し，それ以外の方法での申込みはメールが数件， 郵送が２件ほどでした．

これらのウェブ以外の申込みデータもウェブ管理者がウェブの登録ページで入力し， データを統一的に扱うようにしました．登録データには，登録順に自動的に発行される 登録番号を付して，以降はこの番号をキーにしてデータ管理をするようにしました．

ウェブで登録されると，自動的に，登録者のメールアドレスと大会実行委員会アドレスとに あてて内容確認メールが送られるようにしました． 実行委員会あてにおくられたものは三人に配送されるようにしておき，サーバ上のデータと あわせて４重のバックバップ体制を維持しました．

登録データは適宜まとめて会計担当者にわたし，データベースソフトにより 入金データとあわせて管理しました．

文字コードはすべて EUC に変換してから使いました．

データがデジタル化されているので，簡単なプログラムを書くことで参加者一覧を迅速に 作製してウェブに掲載したり，プログラム用の参加者名簿のデータを作製したりすることが できました．

以下は，受け付けシステムを担当した杉本まき子さんによるメモです（一部編集）．

1. Webでの登録のメリット

　住所・氏名・所属等の情報を全て手元で管理できたことは便利だった。プログラム作成、名札印刷、会計管理、受付のための元データもここから加工できた。逆に、全て入力情報を元に作業すとなると、Web登録（事前登録）終了から当日までの間に申し込みをしてきた人への対応のはどうするか、データの修正依頼はどこまで対応するか課題である。今回はWeb担当者が対応した。

2. 難しかった点

入力ミスをどれだけ減らせるかということ。どこまでをシステムで対応するかは、運営する側の判断しだいである。入力画面に注意書をズラズラならべると見にくくなるし、注意書を書いてもミスは起こる。集まったデータは、使う前に一度見直すことがどうしても必要である。

登録システムの試運転は実行委員がおこなったが、学生などあまり前知識のない人に何人かテストしてもらうのはどうか？。

今回のシステムで対応した入力ミス

  • 必要項目の未入力（エラー表示をして再入力させる）
  • 重複登録（同じコンピュータからの30秒以内の登録処理は行わない）
  • カタカナは全角に（日本語コード扱う便宜上、半角カナは全て全角に変換した）
  • 不正メールアドレス入力の防止。他、全角は半角へ
  • 氏名のよみのカタカナは、受付締め切り後、一括してひらがなに変換した

起こった入力ミス

  • メールアドレスの間違い： 確認メールが相手に届かない。確認メール以降、委員側からメールを送ることは滅多にないので、特に問題は発生しなかったが、確認メールが相手に届かなかったことがわかるしくみがあればよいかもしれない。
  • 氏名とよみを取り違えた欄に入れる： 読みでソートするので、不正なデータは見つけやすかったが、数が多いと対応には手間がかかる。
  • 重複登録： システムで対応したものの、登録したことを忘れて複数回登録したり、登録した内容の修正のために登録しなおすということがあった。この間違いを見つけるため、読みでソートとは別に氏名でのソート処理が必要だった（おかげで全く同姓同名の人が2組いたことがわかったが）。
  • 未登録： 事前登録せず、参加費だけを振り込むということがあった。「参加費振り込み＝参加申し込み」と思ったということだろうか？また、登録終了画面の前に入力事項確認画面を表示したが、確認画面を登録終了と勘違いし、結局未登録となった例もあった。
入力ミスの追記（竹中）
  • 機種依存文字の使用： ローマ数字，○付き数字，ハイフンのつもりで機種依存の罫線を入れる，などのケースがあった．
  • 発表の概要に講演要旨そのままを入力：
  • 入力データが途中で切れている： コピー＆ペースト時のまちがいらしい．登録確認メールを受けとった申込者が， データが誤って登録されてるぞと連絡してきて分かった．だれのミスかで争うことは しなかった．
以上．

3. 注意した点

  • 個人情報を扱うので、データの流出（不正アクセス等）には十分な注意が必要である。登録データを保存するファイル名、ディレクトリ名をわかりにくいものにする、ファイル、ディレクトリのパーミッションに注意する対策をとった。流出事故やいたずら登録が起こらずほっとしている。アクセスログは委員長がチェックしていた。
  • 登録データをネット上に残す期間を最小限にする（こまめにダウンロードして保存し、ホストのデータは削除する）ことは、Web登録が可能な期間をどれだけにするかと合わせて考える必要がある。今回の登録可能期間は9月2日〜11月29日。
  • バックアップは頻繁にとる。集まったデータを修正するごとに、修正事項と前後のデータを保存した。

登録数の推移（竹中さんのページより）

申し込みは月曜 37 件，火曜 54件，水曜 125件，木曜 302件，金曜 445件．その前の３ケ月足らずで 150 件しかなかったのに． 12時ちょうどに登録ページへの入り口を閉鎖し，10分後に登録ページそのものを削除． 11時台の登録者は20名

以下は，おなじく受け付けシステムを兼務した竹中のメモです．

  • 登録ページの最初に，「登録番号が発行されるところまで行って，はじめて 登録作業完了ですよ」ということを明記しておくとよかった．最後まで行きそびれた人， 行きそびれかけた人が数人いたようです．
  • 所属を記入する欄には，記入例を示したほうがよかった．大変詳細に入力してくれる 人もいて，参加者名簿作製時に手作業で短くするのが手間でした．
  • 「住所」の項目はなんの住所か明確でなかった． 実際にこの住所を使うのは，大会に欠席したときに要旨集を送る時ぐらいしかないので， 「欠席時の要旨集送付先」という表現のほうがよかったかもしれません．
  • 送信ボタンの二度押しによる二重登録を避けるために， 最新のアクセスの発信 IPアドレスを保存して，短い時間間隔で 同じアドレスから登録要求が来たらメッセージを表示して登録を拒否するようにしました． でも，最近は組織全体でひとつのプロキシサーバーを経由してアクセスするところも多いので， このシステムは登録したつもりでできてないケースを招きやすく，余計だったかもしれません．
  • さいわいプロバイダのシステムが停止するなどのトラブルはありませんでしたが， 締め切り間際にシステムダウンが起こったら混乱したでしょう． システムがダウンしようとどうしようと締め切り後は受けつけない， だから早めに登録すると安心だよ，と最初から注意書を書いておけばよかったかも．
  • 最初からデジタル化された状態でデータが集まるので，その後の処理は効率的にできました． たとえば， 登録データを五十音順でソートして HTML ファイ ルを 作製するプログラムをで書いて， 1000人余りの登録データをウェブに掲載するまで １時間ほどでできました．

登録関係ではさまざまな問い合わせがありました． さまざまな問い合わせ，要望，まちがいなど のページを参照してください．

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