生態学会50回大会運営メモ

大会での受け付け窓口

受け付けには，事前登録者用デスク，当日受け付け用デスク，個別の要望に応じて領収書などを発行するデスク，土倉事務所の学会費納入デスクを用意しました．

事前登録者用デスクでは，名前を聞いて台帳をチェックするとともに，名前を印刷済みの名札を渡しました．その際，大会参加費が未納だったり不足があったりする人にはその場で支払いをしてもらいました．また，学会費未納者には先に土倉事務所に回って会費を払ってもらうようにしましたが，混雑を助長してしまうし，せっかく並んだのにまた並びなおしというのは不評だったので途中でとりやめました．会費徴集を確実にすることよりも受け付けがスムーズに進むことを優先しつつ，学会費未納者には情報がちゃんと伝わるように手順を工夫する必要があるでしょう．

当日受け付け用デスクでは，あらかじめ用意しておいた参加申込み用紙を参加希望者に渡して別のデスクで名前と所属を書いてもらいました．これと参加費とを受けとって，領収書と要旨集，名札を渡しました．名札には自分で名前と所属を書いてもらいました．申込み用紙をそれぞれに書いてもらうことでスムーズに登録ができました．

お金の出入りを集中管理するため，受け付けデスクのうしろにお金の管理専用デスク（金庫番デスク）を用意しました．受け付けの窓口担当者はお金の出し入れを金庫番デスクに依頼するという形式をとりました．

受け付けでは，想定していなかったようなケースもしばしば起こり，その場，その場で判断しました．過去の経験にもとずいて漏れのない対応ルールを作れば役にたつでしょう．（＞参考：さまざまな問い合わせのページ）

参加人数が多く，受け付けのやり方はかなり工夫が必要になってきました．今回は読みが甘い部分があり，初日の朝に行列ができてしまって皆さんにご迷惑をおかけしました．

受け付けの行列を引き起こす要因には，

短時間に人が集中する．
窓口の数が少ない．
一人あたりの処理時間が長い．

があります．

人がどのぐらい集中するかは大会全体の日程に依存します．限られた場所と時間のなかに多くのものを詰め込んで日程を作っているので，受け付け時間の集中を緩和するような（たとえば，各会場がさみだれ式に始まるような）スケジュールを組む余裕はなかなかないでしょう．

窓口の数は，アルバイトの人数を増やすとともに，名前のあいうえおで窓口を分ける際になるべく細かく分けるなどして増やすことが可能です．

一人あたりの処理時間は，「探す時間」を短くすることと，伝えることを少なくすることで短縮できます．今回は，名札をあらかじめ印刷していたので，名札を探す時間と，事前登録者リストから探す時間がかかりました．また，あれも伝えておきたい，これも伝えておきたい，ということを並べたててしまったため「伝える時間」も長くなってしまいました（これは途中から短縮）．名札はすべて自分で書いてもらうことにすれば「探す時間」が減らせます．また，口頭で伝えていたことをみな一枚ビラに印刷して渡せば「伝える時間」を減らせるでしょう．今後は効率のよいやりかたを確立してそれを踏襲するようにできればよいと思います．

以下は，受け付けと会計処理を担当した今野久美子さん，内海真生さん，酒井章子さんのメモを, 重複を排除するなどして整理したものです．

－今野メモ－

事前準備

入金管理用のデータベースを作ってあったので，仕様結果的に受付名簿にも応用できてよかった。（※小規模データベース作製用パッケージソフト FileMaker を使用）
ただし、登録（ウェブ，メール）担当と，入金チェック担当と，名札作成担当がが100％イコールではないので，最後の頃忙しくなって、行き違いが少しあったかも。（専任の人を作れるわけではないので難しいと思うが、、、。）
受付で証拠として使うために、払込伝票を５０音順に並べ替えておいた。
但し、未入金者（＝払込票がない）に対しての応対策はもっと考えておくべきだった。「振込をしたときの領収証をとっておいてください。受付時に提示を求められる場合があります。」としておくなど。
どうすれば要領よくできるかなど、前回大会からの情報が少しでも多く欲しかった。
領収証は大会参加費，懇親会参加費（金額各種）とブランクのものを用意した。ブランクのものは、参加者への個別応対のほか、展示業者などへ渡す用にも応用できた。
角印は業者への領収証，請求書には基本的に必ず必要。一般参加者へは委員長や会計の個人印でも可。

出納

当日できるだけ参加費以外の現金のやりとりをしないという方針にしておいたのはよかった。
口座を　参加費の入金＝郵便局，支払関係＝地方銀行　というふうにした関係上、郵便局→銀行にお金を移す手間があった。郵便局→地方銀行はオンラインで送金が不可だった。銀行の口座が都市銀行なら、送金できると思うので（要確認）、口座選定をもうすこし慎重にしたほうがよかった。
開催中の金庫（手提げ金庫をレンタル）の使い分け、日々の出納、管理責任者（日々終了したらどうするかなど）を決めておいたので慌てなくてすんだ。
用意する金額と金種（おつりなど）をうまく見当をつけるのが難しかった。

受付関連

日にちごとにチェックする蛍光ペンの色を変えるというのはいいアイディアだったと思う。（補記：受け付けに配置した登録者リスト上で，受け付けを済ませた人は蛍光ペンで消していった．この蛍光ペンの色を日によって変えたので，あとからだれがいつ登録したかチェックすることが可能だった）．
少なくても初日ぐらい招待者用の受付は必要。長蛇の列に「並んでください」とは云いにくかった。（補記：招待者と知らずに当日参加の参加料を受け取り，あとで返金したケースもあり）
入口一番に近い受付（が結果的に総合案内的な役割も兼ねていた。人が増やせないとしても、そのつもりで人を配置するべきだった。
マスコミ，業者から名札が欲しいといわれた。必要性はないのかもしれないけど、ちょっと不安そうだった。昨今の時勢を考えると不特定多数の人が多く集まるので、安全性（？）を考えると、本当はあったほうがよかったかも。

以上

－内海メモ－

余裕があればインフォメーション担当のセクションがあるといいと思う。パンフレットだけでは対応できないところが今回の学会期間中何度かあった。情報検索用のＰＣを何台か置くといいかもしれないです。
事前受付も当日参加受付も学会発表日初日（午前中）に８割程度の参加者の申し込みが集中するので、場所とアルバイトを含めた人員を多めに確保して、スムーズに受付ができる工夫が必要である。
受付と会計（参加費及び懇親会費）の連絡を密にし、必要な名簿（今回の学会では氏名、ふりがな、所属、参加費・懇親会費の支払いの有無、年会費支払いの有無、備考）を準備しておくと、会計処理を含めた受付がスムーズに行く。また、掲示をしっかりとすることで、参加者の人の流れがスムーズになった。
領収書発行依頼や、参加費及び懇親会費支払いのクレームに関しては受付のところで受けるのではなく、総合対応で応対する。参加費及び懇親会費支払いのチェックの為、名簿だけでなく郵便振り込みのコピーやメールをプリントアウトしたものを持っておくとよい。若干名の問い合わせとクレームが本大会でもあった。
要旨集を受付に幾つか置いておくと、問い合わせの時に対応がしやすい。
金銭の管理は、アルバイト学生ではなく実行委員が行うことが望ましい。
外国からの参加者で、学会に参加したことを証明する証書を発行してほしい、という問い合わせがあった。この場合、その問い合わせをした本人にどういった書式のものが必要なのか文章を作成してもらい、大会実行委員長がサインをすればいいだけにすると処理がスムーズになるのでは？

以上。

－酒井メモ－

受付中気づいたこととしては，

学会中，いろいろな情報を聞きに来る人に対し，対応できる体制の不足があったと思います．交通機関，公衆電話・自動販売機の位置・英語でのプログラムの説明など．ホームページとリンクのプリントアウト一式があれば違ったでしょう．インフォメーションとしての人の配置ができる余裕があったかどうかわかりませんが．
学会費の納入を済ませていない人に，払った後もう一度並ばせる，という対応については問題があった．込み合っているときには反感を買う．
受付を後回しにしても会場には入れる，ということをはっきり伝えればよかった．
学会初日の始まり３０分のこみ方を緩和することはできなかったか．２０日は４つの企画シンポを９時から一斉に始めましたが，２１日は一つだけでした．
受付のときに「・・・」ということを伝えてほしい，という要望がありましたが，（懇親会の名札とか），込み合っている時の処理時間を減らす，バイトの負担を減らすという観点からは，それは最小限に押さえた方がよい．懇親会の参加・不参加が名札で判断されるということが今回の名札のデザインでははっきりわからなかったので，受付で聞く人が多かった．
要旨集だけの販売について，最初方針がはっきりしていなかった．
お金のやりとりに関しては，会計担当者が受け付けに常駐していたこともあって，おもったよりスムーズでした．会場に振込用紙のコピーをもっていったのはよかったと思います．
土倉からは，大変効率よく会費が集められよかったという感想をいただきました．
販売業者から彼らのための名札はないのかと聞かれたが，別に必要は感じませんでした．

以上

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