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会場設営

会場担当者の仕事は，大学で行うか，コンベンションセンターのようなところを借りるかで 異なってくる部分も多いでしょう． つくば大会はつくば国際会議場 というコンベンションセンターを借りて行いました．

会場の部屋割りについては部屋割りのページに掲載しました．

OHPプロジェクター，液晶プロジェクタ−，ポスター会場のパネル， あちこちで使うホワイトボード，イス，机など，会場で使う機材の調達も 原則として会場係が担当しました．ただしポスターパネルだけはポスター会場担当者が 受け持ちました．

以下は，つくば大会での会場係の中心となった田中浩さんのメモです（一部編集）．

  • 今回のようにコンベンションホールをレンタルする場合、実際の担当者と早めに コンタクトをとり、お互いの意志疎通をスムーズにすることが、 さまざまな準備作業の流れを円滑にする。
  • 会場関連の仕事のうち、ポスター、業者、受付、休憩室、クローク、アルバイトの それぞれに担当がいたので、会場担当は大会が始まるまでの調整が主たる業務で、 当日は大ホールでの調整役ほか、担当した役割を果たすだけでよかった。 今回の役割分担は、仕事量の過大な偏りを生まず比較的うまくいったのではないか。
  • 会場の仕事は、コンベンションホールの担当との連絡・確認作業が多いので、 大会までの期間の仕事は大部分、誰か一人が窓口となって行うことになる。 一人は覚悟を決めること。しかし、他に数名のサポートがないと仕事は進まないので、 一人で抱え込まぬのが、賢明。
  • コンベンションホールで行う場合、大学等に比べ、ホールのスタッフが基本的なこと （鍵の開け閉め、空調、機器の電源確保等）をやってくれるので、 当日の仕事量はおそらく比較的少ない。ただし、細々と運営上の仕事がある。 アルバイトと実行委員の連携が重要。それぞれの会場での仕事内容の流れ、 注意事項を指示した文書を各担当で作成し、事前にアルバイトと実行委員で 確認しておくことが大切。また重要な仕事には、質の高いバイトを配置すること （今回のアルバイト学生は、非常に質が高く、積極的に仕事をしてくれた）。
  • 大会１ヶ月弱前に、会場に担当や各委員が集まり、各部屋をみて事前のチェック、 作業手順の確認、必要物の確認、アルバイトの配置、必要な手続きの確認等々を行った。 このあたりの時期に、一度集まったのは、早すぎず、遅すぎずという感じで、よかったと思う。
  • 会場関係の物品として、引き継がれているベルや卓上灯、ストップウォッチ、差し棒は、 使用の際に、それぞれ使用する会場名を書いたテープをつけて、各シンポジウムごとに、 搬入・回収した。比較的うまく管理できたと思う。 ＞シンポジウム会場の運営については 口頭発表と発表用機器のページも参照
  • 会期中、各部署の責任者が、PHSと連絡先の一覧表を常に携帯した。問題発生の際に、 すばやく連絡が取れた。 ＞こんな電話帳
  • 書籍販売は、大ホール前のスペースで、ある程度の人通りがあり、ほぼ成功と言えた。 機器業者の展示部屋が４階の人通りの少ないところだったため、客の入りが悪く、 問題となった。部屋の割り振りにあたっては、十分な配慮が必要。
  • 大会本部は、会期中、委員、アルバイトが情報を交換し、体を休め、問題の解決に あたる基地である。居心地をよくすること、飲み物やお菓子（これは、ほとんど差し入れで まかなえた）を用意すること、連絡用のホワイトボードがあると便利。
  • 看板は、大ホールに吊り看板一つ（幅1m、長さ10mのもので70,000円）、正面玄関前に 立て看板一つ（縦3.5ｍ、横0.7ｍ程度、３万円）、公開講演会用の立て看板一つ （縦3.5ｍ、横0.7ｍ程度、３万円）を１ヶ月前に業者に注文した。直前まで、 ２度ほど確認の電話をいれている。会場に何度も設営したことのある業者なので、 設営、撤去は時間を指定してまかせた（実際には、設営時、立ち会い・確認した）。
  • 大ホールの生花は、花びん込みで２万円（４日間生けておく間、毎朝メンテナン スをしてもらう条件）。会場近くの業者を紹介してもらい、１ヶ月前に注文。直前まで、 ２度ほど確認の電話をいれている。初日朝に生け込む際に立ち会い。会期終了後、 花は、アルバイトの学生さんらに配った。
  • 学会事務局のコピー機（ソーティング、ホチキス機能つき）とプリンタ１台は、 大会本部が費用を持ち、レンタルした。委員会資料のコピーも行うので、大会初日の 朝一番に搬入した。搬入、搬出、A4用紙3000枚こみで、約７万円。紙の不足分は 委員長が調達した。搬入に立ち会い、最終日が日曜日で業者が搬出できなかったため、 搬出口までの移動も会場係が行った。
以上．

補遺

OHPなどの映写機材については口頭発表と発表用機器 を参照してください．

受け付けには，1600人分の要旨等を置いたり，一時的に大勢が受け付けに 並んだりするので，かなりのスペースが必要でした．

実行委員間での連絡用に，会議場内でだけ相互に通じる PHS を会議場でレンタルしました． 一台一日1,300円．広い会議場の 1,000人以上の人ごみのなかで目的の人を探して走り回らずに すんだのは非常によかったと思います．これなしではストレスは確実に倍増し，問題解決の スピードは半減したことでしょう．

会場の配電系統図を入手して，映写機器，休憩室のポット， 展示機器など用の電源がじゅうぶんに確保できるかを あらかじめ考えました．

委員会の部屋の割り振りは学会事務局にお任せしました． 各種委員会が終わったあとに行われる全国委員会用には， やや大きめの会場を用意しました（少なくとも50人以上を収容できる部屋）．

原則として全館禁煙とし，エントランス前に喫煙コーナーを設置しました． 全体にマナーはよく，喫煙コーナー以外での禁煙はきちんと守られるようでした．

コンベンションセンターが持っていない物品のレンタル等には，センター出入りの 業者を紹介してもらって利用しました．大学を会場にした49回大会では， 生協にまとめて依頼したようです．

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